Введение
Модернизация образования — процесс естественный и неизбежный. Компьютеризация библиотек, изменение их статуса, то есть превращение из помощника преподавателя и студента в центр сбора и обмена информацией, включение библиотеки в общемировую систему информации — один из верных показателей уровня образования.
Во многих библиотеках вузов, особенно имеющих материальные возможности, работают автоматизированные системы, это «ИРБИС» или усовершенствованная «МАРК», или другие системы. Все они имеют возможность обмениваться данными в формате «РОСМАРК».
Библиотеки школ и начального профессионального образования находятся сегодня в самом начале этого пути. Самая главная причина отставания — экономическая, в библиотеках не хватает техники. Тем не менее, процесс идёт, существует необходимость в программном обеспечении библиотечных компьютеров.
Выбор библиотечных программ для НПО и СПО невелик. Есть продукция БКС, есть программа «1С:Библиотека Колледжа».
В НПО и СПО Кировской области есть опыт использования программ для школьных библиотек «1С:Школьная Библиотека», АИБС «МАРК-SQL». Это не всегда удобно, поскольку есть отличия в структуре образовательного учреждения, состава и назначения фонда, форм и методов библиотечной работы. Указанные особенности НПО и СПО учтены и реализованы в решении «1С:Библиотека Колледжа».
Мы уже рецензировали программу «1С:Школьная Библиотека», представляемая сегодня программа для библиотеки колледжа построена на тех же принципах, отличия определяются спецификой НПО и СПО.
Программа установлена в библиотеке Кировского областного колледжа культуры, в настоящее время заполняется каталог изданий, группы читателей. Одновременно идёт обучение студентов библиотечной специальности работе с программой. В Кировском ИПК и ПРО обучение библиотекарей школьных библиотек, библиотек НПО и СПО, методистов по библиотечным фондам работе с программой «1С:Школьная Библиотека» включено в программу курсов повышения квалификации, обучение проходит на базе Регионального центра дистанционного обучения.
Экспертами выступили библиотекари Ирина Санникова, Оксана Зайкова, Мария Викторова; а также работники информационно-библиотечного центра Кировского ИПК и ПРО.
Требования к компьютеру
Программа предназначена для работы на IBM-совместимых ПК. Компьютер должен иметь:
- операционную систему Microsoft Windows 98, 2000, XP;
- процессор Intel Pentium 166 и выше;
- оперативную память 64 Мбайт и выше;
- жёсткий диск (при установке используется около 50 Мбайт);
- печатающее устройство;
- VGA-совместимый дисплей (рекомендуется SVGA-дисплей); рекомендуемая установка цветовой палитры в настройках дисплея в режим не хуже High Color (16 бит).
При работе с программой увеличение информационной базы требует свободного пространства, это надо учитывать.
Установка программы
Есть отличия в установке. Устанавливая программу «1С:Школьная Библиотека», вы не испытываете никаких неудобств, при условии, что требования к компьютеру соблюдены, потому что платформа «1С:Предприятие» есть на диске с программой. При установке программного продукта «1С:Библиотека Колледжа» требуется наличие на компьютере платформы «1С:Предприятие 7.7», а проще говоря любой из программ: «1С:Бухгалтерия 7.7», «1С:Зарплата и Кадры 7.7» или «1С:Оперативный учёт 7.7». Если у вас не используется ни одна из этих программ, придётся установить её дополнительно, зато появляется возможность работать в многопользовательском режиме, то есть одновременно и библиотекарю, и преподавателю, и читателям.
Сам процесс установки очень прост, не требуется никаких дополнительных знаний, надо только следовать указаниям программы.
 |
Интерфейсы пользователей
- Администратор. Имеет доступ ко всем функциям программы, в том числе редактирует интерфейсы пользователей.
- Библиотекарь. Пополняет и обновляет базу данных, выдаёт и принимает книги, осуществляет поиск книг (в том числе и на руках у читателя), формирует аналитические отчёты, стандартные формы журналов, реестров и т.д.
- Преподаватель (персонально для каждого преподавателя). Осуществляет поиск и заказ книги, просмотр собственного формуляра, подбор учебников, подбор книг по предмету и, при необходимости, для урока.
- Читатель (персонально для каждого читателя). Осуществляет поиск и заказ книг, просмотр собственного формуляра.
Интерфейс программы комплементарен: прост для изучения и построен на общих принципах, традиционных для Windows. Кроме того, использована система подсказок, нет нужды запоминать значение пунктов меню. Там, где можно выполнить то или иное действие, используя клавиатуру, указывается значение клавиш. Это очень удобно для не очень опытных пользователей ПК.
Не менее удобна возможность установки дополнительных информационных баз для разных пользователей. В колледже это особенно необходимо, потому что могут быть информационные базы в разных структурных подразделениях. Например, в колледже культуры есть нотная библиотека, есть фонд в кабинете библиотечных дисциплин. Эти фонды используются для разных целей, у них разные, вполне определённые группы пользователей, удобнее работать с ними в разных базах. В «Руководстве пользователя» указан простейший путь создания информационной базы, его может освоить любой пользователь-библиотекарь.
 |
 |
 |
При создании или удалении новой информационной базы надо не забыть внести или удалить её название из списка баз.
Некоторые библиотекари имеют опыт создания информационных баз в АИБС МАРК-SQL, там это можно сделать только в интерфейсе «Администратор», алгоритм процесса состоит из множества мелких операций, требующих точности и опыта работы, при любой ошибке надо всё начинать заново. В программе «1С:Библиотека Колледжа» способ создания информационной базы предельно удобен и прост.
Начало работы с программой
Одно из достоинств программы «1С:Библиотека Колледжа» — это возможность выполнять практически любые действия из главного меню. В разных режимах работа осуществляется в форме, под которой подразумевается окно, в окне можно просматривать элементы или редактировать.
«Руководство пользователя» рекомендует перед началом работы ознакомиться с общими принципами работы с формами: перемещением по элементам формы, управляющими элементами формы, особенностями работы с табличной частью формы и другими свойствами форм. Освоив общие принципы, можно с уверенностью приступать к работе с программой.
Следует отметить, что «Руководство пользователя» составлено методически грамотно, все термины, которые может не знать малоопытный пользователь, объясняются, операции пошагово расписываются, объясняется очерёдность операций. Иллюстрации помогают избежать ошибок.
Так же, как в программе «1С:Школьная Библиотека», необходимо сначала заполнить константы и справочники. Удобно то, что раз заполнив константы, эту операцию не нужно повторять; значение констант, например, имя директора или адрес FTP-сервера, появится автоматически там, где это необходимо. Если вы не заполнили константы, а начали заполнять справочник «Каталог изданий», программа заставит вас заполнить необходимые сведения, иначе не свяжутся данные из приходных документов с изданием.
 |
Справочники
Справочники хранят сведения об однотипной информации. Открыв окно нужного справочника, можно просматривать или редактировать его содержимое. Выйти на список справочников можно из главного меню программы тремя способами: через общее окно справочников, через нужный пункт меню, либо вызвать справочник через «иконку».
Достоинство программы состоит в том, что справочники выстроены в логической взаимосвязи, система позволяет организовать многоуровневые справочники, до 10 элементов вложенности. Каждый элемент подчинённого справочника связан с элементом справочника-владельца.
Прежде чем начинать заполнять справочник «Каталог изданий», необходимо заполнить справочники «Организации», справочник «Структура и состав», справочник «Специальности/специализации», справочник «Сотрудники», справочник «Читатели».
 |
Способ заполнения несложен. Теперь можно приступать к работе с фондом.
Работа с фондом
Здесь основное понятие системы — документ. Сначала надо ввести сведения об издании в справочник «Каталог изданий»,
 |
 |
а затем ввести количественные данные с помощью документа «Акт поступления книг». Каждый раз надо не забыть сохранить изменения, провести документ.
И в справочник и в документ можно выйти из главного окна.
Если вы начинаете работать с фондом, устанавливается флажок «Ручной ввод инвентарных номеров». Программа работает на любом этапе заполнения справочника «Каталог изданий». Отменив ручной ввод инвентарных номеров, перейдёте в режим дальнейшей работы с фондом.
 |
Инвентарная книга формируется за любой указанный вами период времени и распечатывается.
 |
Предусмотрен и безынвентарный учёт.
В окне справочника «Читатели» легко узнать по инвентарному номеру, у кого на руках книги.
 |
Процесс списания, замены книг, поступления книг от родителей также выполняется из главного окна программы.
Удобно, что при списании коэффициент переоценки при заполненном справочнике «Коэффициенты переоценки фондов» определяется автоматически, но контроль партии для списания проводится вручную.
 |
Дополню, что все три части КСУ формируются в одном окне.
 |
Работа с читателями
Осуществляется так же, как в программе «1С:Школьная Библиотека». Справочник «Группы читателей» позволяет заводить и заполнять формуляр, распечатывать его при необходимости, выдавать и возвращать книги, устанавливать наличие книг на руках, выявлять должников, определять читаемость. Полноценно справочник будет работать, если заполнены константы, выстроена структура образовательного учреждения.
 |
 |
Каждому читателю присваивается пароль, по которому он может войти в программу, осуществить поиск и заказ книг.
Если в библиотеке работает сеть компьютеров, в программе предусмотрена возможность контроля: меню «Сервис», «Монитор пользователей», где можно отследить активных в данное время пользователей, операции, которые они выполняли, есть также журнал регистрации, где можно сформировать отчёт обо всех пользователях за нужный период времени,.
Библиотекари высказали опасение, что при невозможности читателя расписаться за полученную книгу или за возврат книги, могут возникнуть (как показывает практика) конфликтные ситуации: читатель откажется от ответственности. Всякий раз распечатывать формуляр и фиксировать подпись читателя невозможно. Это реальная проблема. Каким образом её можно разрешить, пока неясно.
 |
Книги в учебном процессе
Справочник «Циклы учебных дисциплин» связан со справочниками «Предметы» и «Карточка предмета», заполняемых в соответствии с учебным планом. Это очень важно, обеспеченность книгами по разным циклам дисциплин — один из ключевых показателей в процессе лицензирования и аттестации, а также при оформлении документов для аккредитации, что жизненно необходимо для учебного заведения. Библиотекари, вручную формирующие такие документы, знают, насколько это трудоёмкая операция. Здесь задаётся срок актуальности изданий для разных циклов дисциплин, а потом остаётся только сформировать отчёт об обеспеченности книгами, что делается автоматически. Причём, есть возможность корректировать документ вручную.
 |
Полезен в работе справочник «Практические занятия», с его помощью подбирается любая литература, необходимая для проведения такого вида занятий.
Информация в него вводится путём подбора, через справочник «Учебники». Для преподавателя, составляющего методические указания для практических занятий, такая операция намного облегчит и упростит работу.
Кроме того, предусмотрена возможность выдачи книг на группу.
Журналы документов
Журналы предназначены для хранения документов. Из журнала можно узнать, какие документы сформированы, и выйти на любой документ, просмотреть его или отредактировать. Это очень удобно, тем более что есть ещё журнал «Общий», там по хронологии учитываются все документы, он тоже позволяет выйти на любой документ двойным щелчком мышки.
 |
Формирование отчётов
Программа позволяет формировать аналитические отчёты. Их можно выбрать в меню нужного действия или через меню «Операции», справочник «Выбор отчёта». В программе доступны следующие отчёты.
- КСУ библиотечного фонда.
- Поступление и выбытие.
- Выдача и возврат книг.
- Журнал замены фонда.
- Ведомость проверки фонда.
- КСУ учебных изданий.
- Выдача по группам.
- Инвентарная книга по КСУ.
- Обеспеченность книгами.
 |
Обмен данными
Программа даёт возможность обмена данными о книгах с внешними базами в формате «РОСМАРК». Можно получать данные с FTP-серверов издательств или торгующих организаций.
 |
Адреса FTP-серверов заполняются в окне «Настройка параметров обмена».
Однако, если у вас недостаточный опыт работы с электронными каталогами в Интернете, этому надо научиться или получить консультацию у программиста. Если вы работали с FTP-серверами через Total Commander, где есть такая функция, вы быстрее освоите эти операции. Такой способ получения информации в разы экономит время, а следовательно, деньги.
Естественно, необходимое условие — иметь выход в Интернет.
К сожалению, на сегодняшний день это проблема для многих НПО и СПО.
Заключение
Как нам кажется, на сегодняшний день для колледжей и других средних специальных учебных заведений приобретение программы «1С:Библиотека Колледжа» — оптимальное решение. Так же, как и программа «1С:Школьная Библиотека», она производит в целом очень хорошее впечатление. Комплементарный по отношению к пользователю интерфейс, ясная логика, простота освоения. Учтены особенности образовательного учреждения определённого уровня. Программа охватывает все стороны библиотечной работы. Хорошо, что из главного меню можно выйти на любую операцию. Наши эксперты, имеющие опыт работы с другими библиотечными программами, отдают предпочтение именно программе «1С».
К сожалению, здесь отсутствуют возможности ведения дневника библиотеки, учёта массовой работы. Такие функции присущи любой библиотеке образовательного учреждения, тем более, среднего звена.
Реальность такова, что некоторые библиотеки, получившие компьютеры, бесплатно получили программы «МАРК-SQL» и начали с ней работать. Возникла проблема: можно ли перенести информацию о фонде и читателях из одной программы в другую? Если это возможно, может ли научиться этой операции библиотекарь или необходима помощь программиста?
В заключение надо сказать, что фирма «1С» проводит курсы по освоению своих программных продуктов. Методист информационно-библиотечного центра Кировского ИПК и ПРО прошла такие курсы, что позволило уже в этом году обучать работе с программой «1С:Школьная Библиотека» библиотекарей школ и осуществлять консультирование по особенностям работы с программой библиотекарей НПО и СПО. Такая же работа планируется с программой «1С:Библиотека Колледжа».
Редакция благодарит компанию «1С» за предоставленную программу.
