TeamWox | Введение
Многие бизнесмены мечтают вести дела удаленно, например, зазимовав на теплых берегах сказочного Вьетнама, в то время как сделки ладятся, продажи растут, а результаты трудов оседают на банковских счетах. Да, мечты-мечты…хотя, как сказать. Технологический прогресс шагнул так далеко, что позволяет нам, землянам, жить «на лету», виртуозно управлять круговоротом событий вокруг себя и обрабатывать терабайты ценнейшего ресурса — информации. Сложность удаленного управления информационным пространством является одной из наиболее актуальных тем для управленцев, поэтому компании предъявляют чрезвычайно высокие требования к своим ИТ-ресурсам.
Эффективность бизнес-процессов напрямую зависит от функциональных возможностей ИТ-систем и повышения скорости их реакции на изменчивую информационную среду. Сегодня эффективность в бизнесе важна как никогда, особенно перед лицом глобализации конкурентной борьбы. Существует множество аспектов определения эффективности и методов ее вычисления; кроме того, уже существует целый ряд инструментальных средств, используя которые предприятия могут повысить уровень своей эффективности. Одно из них – технологии, обеспечивающие автоматизацию управления ИТ-инфраструктурой.
TeamWox | Возможности
Корпорация MetaQuotes Software, разработчик программного обечпечения для финансовых рынков, изучила ресурсоемкие проблемы ИТ-управления, а также связанные с ними затраты и разработала технологические решения для операций автоматизации и удаленного управления, которые сегодня выполняются вручную. Для решения этой проблемы была разработана система управления предприятием TeamWox, которая представляет собой единое информационное пространство. Система предполагает автоматизацию бизнеса и объединие корпоративной информации в одном месте, что позволяет получить оперативный доступ к рабочим данным из любой точки мира. Система состоит из 11 модулей, использование которых оптимизирует бизнес-процессы, позволяет оперативно принимать управленческие решения и устранить многие проблемы.
Ежедневная деятельность любой компании связана с использованием телефонной связи, электронной почты, интернет-мессенджеров и прочих средств коммуникации. Полученная таким образом информация крайне редко систематизируется, и найти ее в нужный момент представляется едва ли возможным. Ведь это десятки сообщений, телефонных звонков, писем, обсуждений в чате и личных бесед. Более того — вся информация разнесена по различным компьютерным программам. Очевидно, что такая неавтоматизированная работа с информацией нерациональна. Использование единого информационного пространства позволяет всю нужную информацию, циркулирующую в компании, хранить в одном месте, а подразделениям компании функционировать в едином рабочем режиме.
Важной частью рабочей деятельности в каждой компании являются взаимоотношениями с контрагентами. Клиенты, поставщики, партнеры – со всеми ними необходимо вести предельно аккуратную работу, где без детальной и четко структурированной базы данных не обойтись. В TeamWox предусмотрен модуль «клиенты и контакты» — детальная база данных, где хранится вся история взаимоотношений с клиентами и поставщиками: электронные письма и обсуждения, комментарии к договорам, почтовые и чат-сообщения. К каждому контрагенту прикрепляются все банковские расчеты, с ним связанные. Здесь встает вопрос об обеспечении безопасности информации: система позволяет разграничить права доступа к данным в компании, что дает возможность контролировать все операции.
Следует особо отметить систему отчетов, которая позволяет определить общую динамику компании и выявить наиболее активных сотрудников. Ежедневно мы тратим уйму времени на подготовку отчетности по текущим проектам, тем же озадачены и наши коллеги и партнеры. Зачастую отчеты разных отделов просто несравнимы и не позволяют увидеть общую картину. Отчеты в TeamWox автоматические и, являясь частью одной системы, хорошо взаимосвязаны. Сконцентрировав всю информацию в одной системе, можно получить общий отчет по всей компании. И что немаловажно, система позволяет генерить актуальную информацию за счет автоматизации вводных данных.
Для руководителя важно держать руку на пульсе и быть в курсе событий внутри и за пределами компании, а также знать, какие настроения царят в коллективе. Посему заинтересованность бизнеса в получении максимально объективной обратной связи от клиентов и сотрудников вполне объяснима. Для организации оперативного двустороннего общения с клиентами и сотрудниками в TeamWox есть целый ряд инструментов: форум, чат и сервисдеск. Каждый из этих инструментов обладает своими особенностями, а будучи использованными одновременно, они обеспечивают синергетический эффект.
Ведение внутренней политики занимает мысли не одного руководителя. Общение внутри компании происходит на совещаниях и с помощью различных программ. На это уходит масса драгоценного рабочего времени, но получить полноценную обратную связь удается не всегда. Система групповой работы TeamWox предлагает решение и для этой проблемы, предлагая функцию «обратной связи». Форум позволяет быстро доносить информацию до каждого сотрудника, а также следить за настроениями коллектива и оперативно разрешать возникающие конфликты. В TeamWox это происходит быстро, без отрыва от производства и использования сторонних средств коммуникации. Форум в TeamWox может также стать отличной заменой традиционным многочасовым совещаниям. Здесь можно создать отдельный раздел и устраивать в нем обсуждения среди тех участников, которые действительно нужны для решения данного вопроса.
Также TeamWox предлагет чат «собственного производства», основной задачей которого является предоставления услуги оперативного обмена сообщениями внутри компании и в то же время безопасность пересылаемой информации. Никакой тайны в том, что сотрудники тратят много времени на общение посредством публичных интернет-мессенджеров, нет. Проблема в том, что они зачастую пересылают конфиденциальную информацию за пределы компании, а также тратят это время впустую, общаяся в мессенджерах на сторонние темы. Существует и другая сфера применения чата – его можно интегрировать в личный интернет-сайт, тем самым получив превосходный инструмент поддержки клиентов.
Система управления предприятием TeamWox располагает функцией технической поддержки. Модуль «Сервисдеск» – это инструмент постановки, планирования и контроля задач. Работа в нем осуществляется по специально созданным группам обслуживания, в которые включаются сотрудники, ответственные за тот или иной проект (продукт). В каждой группе могут быть созданы различные категории заявок по типу, важности и т.д., а также продуктовые категории, по которым предполагается обслуживание. Клиенты могут непосредственно участвовать в диалоге со службой поддержки и наблюдать за ходом расcмотрения заявки.
Современный бизнес сложно представить без электронной почты – она стала привычным средством коммуникации для многих компаний. Однако стандартные почтовые программы для групповой работы малопригодны. Работа с почтой в системе TeamWox обладает важным преимуществом – почта органично связана со всей системой, а не является отдельной программой. К примеру, система назначенных писем позволяет избавиться от пересылки массы одинаковых сообщений. Объединение почтового агента и системы групповой работы позволяет прямо из TeamWox вложить в письмо любой файл, хранящийся в «Документах». А благодаря связи «Почты» с модулями «Организации» и «Контакты» вся переписка привязывается к выбранному контрагенту.
TeamWox | Возможности. Продолжение
Руководители компаний ежедневно сталкиваются с множеством финансовых документов, разобраться в которых могут лишь сотрудники бухгалтерии. Для того, чтобы облегчить контроль за финансовыми потоками и обеспечить доступ к такого рода информации, разработчики TeamWox создали два модуля – Расчеты и eBank. Модуль Расчеты организует доступ к информации о денежных операциях в компании и создает автоматические отчеты, иллюстрирующие истинное положение дел предприятия. А движком, автоматизирующим данную функцию, выступает eBank. Связываясь с нужным банком, он выкачивает платежи с указанных счетов и распознаёт их. Также он может выписывать и тут же рассылать счета своим контрагентам. С помощью инструментов «Расчеты» и eBank управлять финансовой информацией становится просто и экономит драгоценное время управленца.
Система TeamWox позволяет выстраивать эффективную работу с документами: нет лишних бумаг на столах, копий и различных версий одного и того же документа, и как следсвтие, путаницы и бюрократии. Документооборот оптимизирован под групповую работу с информацией и позволяет обмениваться с коллегами сотнями документов, на ходу вносить в них поправки, возвращать материалы на доработку до полной готовности документа. Важной особенностью системы групповой работы является то, что менеджер работает с последней версией, в то время как предыдущие редакции документа хранятся в системе.
Согласно последним исследованиям, информационная безопасность является одной из самых приоритетных задач для руководителей компаний и ИТ-менеджеров. Современный бизнес – это постоянное и максимально широкое взаимодействие с партнерами, клиентами, мобильными сотрудниками. Какими бы преимуществами ни обладала система управления, важнейшей задачей на сегодняшний день остается обеспечение ее безопасности. Особенно актуальна данная проблема при работе с массивами коммерческой информации, конфиценциальность которой критически важно сохранить и обезопасить от внешних угроз. Система TeamWox работает только через безопасные соединения с использованием SSL-шифрования (длина ключа шифрования 1024 или 2048 бит), что не позволяет перехватить и прочитать передаваемые данные. Кроме того, в TeamWox есть дополнительные методы повышения безопасности. С их помощью можно настроить информационную безопасность системы в соответствии с политикой и регламентами, принятыми у заказчика:
- привязка пользователей к IP-адресам;
- аутентификация в домене Active Directory;
- аутентификация по клиентским SSL-сертификатам (с использованием персональные средства строгой аутентификации);
- настройка соединения через прокси-сервер;
- контроль рабочих сессий по IP-адресам;
- настройка и изменение корневого SSL-сертификата;
- использования существующих и создание новых клиентских сертификатов;
- неотключаемый контроль сложности паролей;
- экспорт списков сотрудников и прав доступа из AD в систему;
- гибкая настройка прав доступа каждого пользователя/группы пользователей;
- автоматическое ведение журнала сообщений внутрикорпоративного общения с возможностью контроля для администрации компании;
- возможность ограничения доступа в Интернет, работы с ICQ, социальными сетями и другими ресурсами и приложениями;
- настройка доступа по ip-адресам;
- гибкое распределение прав доступа к разделам системы.
Система TeamWox позволяет производить резервное копирование данных, используя гибкие настройки процесса – автоматическую и ручную, что позволяет при необходимости восстановить данные системы на момент резервирования. Процесс резервирования запускается автоматически перед обновлением системы, при этом все данные на сервере скрыты и хранятся в недоступном виде. Система обсчитывает доступное свободное пространство и располагает настройками для сохранения резервных копий на локальных дисках.
TeamWox также доступна в режиме SaaS. Это весьма интересный способ распространения ПО, где конечный клиент не покупает программный продукт, а использует его функционал за плату, т.е. по сути арендует его. В режиме SaaS программное обеспечение устанавливается на стороне поставщика, а клиент обращается к нему через интернет. TeamWox изначально создавалась с учетом SaaS хостинга, и в этом режиме ничем не отличается от стандартной версии. Такое решение позволяет клиенту избавиться от ряда проблем: покупки сервера, покупки ПО, его настройки и поддержания в рабочем состоянии, нужна лишь лицензия на wi-сервер. Доступ к TeamWox в режиме SaaS составляет примерно 300 рублей за одного пользователя в месяц. Вместе с тем компания обеспечивает бесплатное автоматическое обновление посредством службы TeamWox LiveUpdate и техническую поддержку, возможность доработки новых модулей и отчетов и интеграцию с другими системами при помощи функции TeamWox SDK. Клиент может не переживать за расторопноть обработки больших объемов информации, высокая скорость обеспечена. Пользователь может управлять предприятием через любой браузер и использовать любую мобильную платформу (в том числе ipad, iphone). Доступ к данным имеют только пользователи TeamWox, что позволяет гарантировать безопасность и надежность на самом высоком уровне. Клиент может легко сменить SaaS-провайдера с сохранением наработанных данных, а также, купив лицензию, перейти на стандартную версию. Дополнительные услуги, как то: внедрение, обучение и расширение функционала, предлагает партнерская сеть компании.
Чтобы убедиться в преимуществах TeamWox, компания предусмотрела демо-версию своего продукта, что позволяет клиентам приобретать не «кота в мешке», а совешить обдуманную покупку. В демонстрационной версии системы создана тестовая компания с несколькими десятками сотрудников, которые обмениваются сообщениями, совместно работают над документами, обслуживают клиентов и общаются в форуме.
В продолжении заботы о клиентах, TeamWox предлагает бесплатную версию, которую можно скачать с сайта компании. Бесплатная версия не имеет никаких временных или функциональных ограничений, за исключением ограничения в количестве пользователей — максимально в системе можно завести 10 сотрудников. Все обновления для этой версии поставляются также бесплатно в течение всего времени ее использования.
Система управления предприятием TeamWox позволяет добиться прозрачности решения производственных задач и вносит ясность в реальное положение дел компании. Автоматизация рабочих процессов является актуальным и необходимым конкурентным преимуществом на сегодняшний день: систематизация данных, контроль над качеством и сроками работы персонала, быстрый поиск нужной информации в архиве и удаленный доступ к ней – бесспорно, данные функции обеспечивают рост эффективности бизнеса и снижают затраты. Поддержание непрерывной работы ИТ-инфраструктуры равносильно поддержанию эффективности, что позволяет провести четкую границу между просто безубыточностью и получением конкурентных преимуществ, т.е. между выживанием и развитием.
Скачать бесплатную версию TeamWox можно с сайта производителя.
