Электронное правительство в России: у чиновников Казани «отобрали» бумажные документы

05 мая 2010, 20:49

Компания «Интерфейс» завершила ключевой этап проекта по созданию системы электронного документооборота в Исполнительном комитете муниципального образования города Казани – переход на безбумажную технологию работы.

С 2005 года в Исполнительном комитете муниципального образования города Казани идет проект по созданию системы электронного документооборота на основе системы «БОСС-Референт» и платформе Lotus Domino. За это время система охватила 1520 пользователей на 34 удаленных площадках, за год через систему проходит порядка 250 тыс. поручений, 200 тыс. служебных записок, проектов исходящих, в системе автоматизированы следующие рабочие процессы:

регистрация всех видов входящей и исходящей документации, в том числе обращений граждан, наложение резолюций на них;
назначение поручений и ответственных исполнителей и соисполнителей, а также контроль исполнения назначенных заданий;
подготовка и согласование внутренней организационно-распорядительной документации и исходящих писем;
обработка заявлений и обращений граждан, в том числе полученных через интернет, а также контроль исполнения принятых по ним решений;
хранение электронных версий документов в базе данных «Документы»;
реализованы связи и обмен документами со многими смежными системами, например, «Реестр правовых актов», «Официальный портал ИКМО г. Казани», «Мобильный кабинет руководителя», «Система корпоративного обучения и тестирования».

Но итоговая цель внедрения любой СЭД – сокращение бумажного документооборота до минимума, поэтому в середине 2008 года руководством Исполкома было принято решение о внедрение электронной цифровой подписи в СЭД и последующем переходе на безбумажный документооборот. Заказчиком и руководителем проекта выступило Управление информационных технологий и связи Исполкома.

Ключевым элементом успеха перехода на безбумажную технологию является личная работа (рассмотрение и подписание документов) в системе руководителей Исполкома. Для успешной работы первых лиц в системе необходимо было обеспечить выполнение ряда условий:

максимальное удобство пользовательского интерфейса (оптимизация под сенсорные экраны, аудио/рукописные резолюции);
высокая скорость работы в мобильном режиме;
обеспечение юридической значимости электронной подписи с помощью применения сертифицированных средств ЭЦП.

Для реализации этих условий было разработано специальное приложение – «Мобильный кабинет руководителя в СЭД». Использование «Мобильного кабинета» явилось одним из ключевых факторов успешной и эффективной работы руководства Исполкома в СЭД. На сегодняшний день все руководство Исполкома работает в СЭД с помощью «Мобильных кабинетов»: начиная от мэра и заканчивая каждым руководителем подведомственной организации, а это более 100 человек.

В саму СЭД так же были интегрированы механизмы электронной цифровой подписи (используется криптопровайдер КриптоПро). Всего при работе в СЭД Исполкома используется более 300 электронных ключей.

Совокупность трех факторов – жесткий контроль проекта со стороны Управления информационных технологий и связи Исполкома, качественное выполнение работ Исполнителем по внедрению и поддержка проекта руководителем аппарата Исполкома, руководителем Исполкома и лично мэром – позволила успешно решить поставленную задачу: документооборот в «третьей столице» России теперь безбумажный.

Мэр г. Казани Ильсур Метшин сказал на этот счёт: «…Высвободившиеся средства мы тратим на проект «Электронный город», переходим на электронный документооборот… Мы перевели на эту систему Комитет по имуществу, Управление архитектуры и градостроительства, теперь каждый клиент видит информацию в интернете, у кого находится его документ. Соответственно, лозунг чиновников: каждый документ должен отлежаться, а заняться им нужно после того, как кто-то позвонит — уже не работает. Флажок висит, что документ у тебя, и нужно объяснить своему руководителю или мне, почему он пролежал дольше одного дня».

С одной стороны, влияние мирового кризиса, вынужденное сокращение персонала, с другой – реализация масштабных проектов («Универсиада-2013», международные мероприятия, социальное строительство) предъявляли все возрастающие требования к качеству и эффективности управления городом, к работе Исполнительного комитета. На этом фоне верно выбранная стратегия развития в области информационных технологий, по словам компании «БОСС-Референт», помогла Исполкому г. Казани сохранить и повысить эффективность работы.

Ранее редакция THG сообщала, что компании Microsoft и «Электронные офисные системы» провели пресс-конференцию «Межведомственное электронное взаимодействие в современном государственном управлении». В мероприятии приняли участие 35 человек, в том числе представители органов государственной власти и местного самоуправления, руководители и специалисты министерств и ведомств, активно внедряющих передовые информационные технологии в производственный процесс.